Questions & Answers
Contest administration office :
Myriam Benattou et Michaël Jacques de Dixmude
AGC Glass Europe, 166 Chaussée de La Hulpe, 1170 Brussels (Belgium)
All questions and enquiries may be sent to AGC.bouwteam-contest@eu.agc-group.com.
Answers will be published on the Q&A page of the contest web pages
1. Les dossiers complets seront disponibles le 1er juillet. Mais à quelle date seront nominés les 5 finalistes ?
Le concours est conçu en une seule phase et tous les candidats inscrits sont supposés remettre un projet complet au 30 septembre. Les 5 finalistes évoqués ne sont donc pas issus d'une préselection mais sont les candidats qui, ayant remis les 5 meilleurs projets, se verront rétribués selon le point 7.9 du règlement. Par ailleurs, le point 7.6 du règlement du concours prévoit que : "Le Jury pourra décider de demander aux équipes qu’il pressent comme lauréat au présent appel à projets (c'est-à-dire susceptible de figurer dans les 5 finalistes) de venir présenter leur(s) projet(s)." Si le jury devait décider (il n'en est pas obligé) d'utiliser ce moyen, il ne pourra le faire qu'après que tous les dossiers des candidats soient rentrés, c'est-à-dire après le 30 septembre 2010.
2. Quel niveau de détail doivent atteindre les offres de prix des entrepreneurs pour la présentation des dossiers à fin septembre ?
Les chiffres qui seront demandés consisteront en une enveloppe globale pour la construction avec des sous-rubriques par postes. Les honoraires des bureaux d'études seront aussi demandés. Pour tout supplément, les prix unitaires présentés par postes pourront être utilisés dès lors qu'ils constituent des points de comparaison entre les candidatures reçues.
3. We do have some questions concerning the aimed grouping in the competition. Thus I would be delighted, if you could give us a short call.
The rules of the contest are the same for everybody: no direct calls are allowed. Questions can only be submitted through the email adress of the contest. The answers are published on the FAQ part of the contest website.
4. Does the team as such need an investor or is – supposedly – AGC the investor?
The contest concerns only projects, no investor or research of investor.
5. We want to put up a design team as general planner with exclusive sub consultants. Do these sub consultants, too, need a local partner?
No, they don't. Only architects are required by the Belgian legislation to team up with a local partner.
6. “8.2. Part 2: Images of the proposed Project” and “8.4. Part 4: Budget” make only sense – as most of the criteria listed under “6. Overall organization of the call for projects” when we have to show you a concrete proposal of the design of the new AGC headquarters. But at this point of time and due to the deadline of June 30th, this seems to be not appropriate. Or do you expect us to deliver a proposal/sketch by this deadline?
By 30 June, you just have to send us the registration form duly completed and signed.
7. What do we have to send for registration – really ONLY the signed appendix 8 form?
Yes, indeed.
8. AGC n’autorise pas la présence d’équipes d’études intégrées et/ou de construction au sein de plusieurs candidatures. Néanmoins, un sous-traitant (par exemple un acousticien) peut-il apparaître comme sous-traitant d’architectes ou d’ingénieurs de plusieurs équipes d’études intégrées ?
S'agissant d'une partie très ciblée des études, nous pouvons accepter qu'un bureau d'étude acoustique (et rien qu'acoustique) puisse participer à plusieurs projets de plusieurs concurrents.
9. On the form do we need to specify all team members (mech./structural engineering, landscape architect, interior design, all other consultants) including also the local Belgian architects?
No, you don't. On the registration document you only have to specify the name of the major companies / members of the team including the name of the local belgian architect if your office is not registered as architect in Belgium.
10. Do we need to specify the main contractor?
Yes, you do.
11. How many architects will be selected at the scrutiny to procede with the design of the headquarters?
Actually, there is no preselection. The competition develops in a single phase : all registered participants are supposed to deliver their full project by 30 September. We didn't limit the number of competing projects, but we expect to receive a minimum of 10 projects.
12. At the chapter 6, the competition is defined as a single phase and there are specific requirements to get in the competition. Do we need to include all information requested in the registration form by 31 June?
No, you only have to complete the registration document with the related information. The chapter 8 explains the rules and the requirements for the competition itself. Those requirements have to be fulfilled by 30 September at the latest.
13. Une candidature doit être déposée pour le 29 juin comportant notamment la composition du Bouwteam. Cela signifie-t-il que vous retiendrez un nombre limité (combien ?) d’équipes afin de limiter les investissements importants que doivent consentir les différents groupes intéressés par le projet ?
Les candidatures doivent être déposées pour le 30 juin et non pour le 29 juin. Le nombre de candidats retenus pour concourir n'est pas limité : chaque candidat inscrit est supposé présenter un projet complet au 30 septembre. Seuls les 5 meilleurs projets remis se verront rétribués selon le point 7.9 du règlement.
14. Vous évoquez le fait qu’interviendra, dans votre choix, l’utilisation par les membres du Bouwteam de verres AGC dans leurs projets antérieurs. Il y aurait un seuil minimum ou une cotation en fonction du nombre de m2 de verre utilisés ?
Non, il s'agit simplement d'un critère supplétif qui permettrait de démarquer des candidats qui pourraient, pour le reste du dossier, obtenir une cotation identique. Dans ce cas, les clients seraient privilégiés.
15. Nous comprenons à la lecture de votre règlement que seule l'ANNEXE 8 doit vous être retournée pour le 30 juin 2010 au plus tard. Cette annexe 8 doit-elle (peut-elle) être accompagnée d'une brève présentation de chaque partenaire?
Seule l'annexe 8 complétée et signée doit être renvoyée pour le 30 juin 2010. Libre à vous de l'accompagner d'annexes dont l'utilité, à ce stade, est relative car le type d'information que vous suggérez sera surtout utile pour les informations demandées pour le 30 septembre.
16. Ce formulaire donnera lieu à une réponse de votre part (email) confirmant la bonne réception de l'Annexe 8, et sa validité ou non. Dans le meilleur des cas, nous supposons que si cette annexe est valable, elle conduit automatiquement chaque équipe inscrite à remettre un "projet" pour le 30 septembre 2010.
C'est exact. Nous confirmons par mail la bonne réception de votre formulaire d'inscription. Cette inscription validée conduit chaque équipe inscrite à nous remettre un "projet" pour le 30 septembre 2010.
17. Le choix sera ensuite fait par AGC durant le mois d'octobre 2010 et 5 candidats seront retenus. Présentation possible des 5 projets devant le jury. Dans votre planning (pt 5.5), le choix final est fait durant le mois d'octobre. Or, dans votre tableau du § 7.8, il est indiqué "fin novembre 2010").
A aucun stade du concours, nous ne procéderons à une présélection de candidats (cf. réponses qux questions 1 et 13). A partir du début octobre,le jury examinera les dossiers qui lui auront été soumis. Il est impossible de présager le nombre de candidatures à ce stade. Suivant leur nombre,le travail ira plus ou moins rapidement. Il n'est donc pas impossible que ce qui est projeté pour fin octobre ne soit réalisé qu'à fin novembre. Le point 7.6 du règlement du concours prévoit que : "Le Jury pourra décider de demander aux équipes qu’ils pressent comme lauréat au présent appel à projets (c'est-à-dire susceptible de figurer dans les 5 finalistes) de venir présenter leur(s) projet(s)." Il s'agit d'une possibilité en effet que le jury se réserve de pouvoir ou non mettre en œuvre.
18. Les 5 candidats retenus seront-ils amenés à poursuivre leurs études ce qui conduirait à une seconde et ultime sélection ou est-ce que le jury d'AGC désignera immédiatement le lauréat parmi les 5 retenus, les 4 autres seront rétribuées suivant la formule présentée au § 7.9?
Oui, le jury désignera directement le lauréat parmi les cinq meilleurs retenus.
19. En cas d'association avec un /des partenaire(s) européen(s), chaque partenaire doit-il être associé avec un partenaire local (architecte, ingénieur, ...) belge ? Ou cette obligation concerne-t-elle uniquement l'architecte?
L'obligation de présenter un partenaire belge en association ne concerne que les architectes et ce, en raison de la législation en vigueur en Région Wallonne.
20. Dans le formulaire d’inscription, dans la liste des membres de l’équipe, doit-on indiquer l’adresse du siège social de chaque société ou bien juste le nom et la forme juridique suffisent ?
Aucune précision n'est en effet demandée. Néanmoins, le fait d'indiquer la ville et le pays de provenance du bureau en sus de sa raison sociale permettra d'identifier plus sûrement les composantes de l'équipe proposée.
21. Dans le règlement de l'appel à projets (chapitre 7.1, page 22), vous invitez les candidats à formaliser leur inscription "par courrier recommandé" "par e.mail". Pouvez-vous nous préciser si nous avons le choix entre ces 2 méthodes d'envoi ou au contraire s'il faut envoyer notre inscription via ces 2 méthodes.
Vous avez effectivement le choix entre l'envoi par e-mail ou par recommandé. Dans les deux cas, le délai à respecter est le 30 juin minuit.
22. Dans le document « Programme des exigences » au point 2.2, je lis « Ces locaux seront répartis sur trois niveaux maximum répartis sur deux ailes distinctes reliées entres elles par un corps central destiné à la circulation verticale. Chaque étage de chaque aile pourrait être utilisé par une société tierce. Il s’agit donc de pouvoir organiser une division (spatiale et technique) avec, comme plus petit commun dénominateur, une demi-aile d’un étage qui pourrait, en cas de réduction des besoins, être occupée par un tiers». Doit-on comprendre que chaque aile doit pouvoir être divisée en deux et que chaque utilisateur doit pouvoir y accéder indépendamment ?
Effectivement, chaque aile doit pouvoir être divisée en deux et chaque utilisateur doit pouvoir y accéder indépendamment.
23. Vu l'absence de collaborateurs clés pendant les vacances, l’idéal pour nous serait de planifier une première réunion encore durant le mois de juillet (la semaine prochaine, par exemple).
Malheureusement, aucune réunion n'est envisageable dans la première partie du concours. Cela ne se fera seulement qu'en fin de parcours pour les cinq derniers candidats toujours en lice et si le jury le décide à ce moment.
24. Pourriez-vous nous informer du nombre de candidatures rentrées ?
AGC a reçu 17 candidatures valables. La liste des candidats sera rendue publique à la fin du concours.
24b. Hoeveel kandidaten/groepen hebben zich, per 30 juni, ingeschreven voor de wedstrijd ?
AGC ontving 17 geldige inschrijvingen. De deelnemerslijst zal aan het eind van de wedstrijd publiek bekendgemaakt worden.
24c. How many candidates / groups have entered the competition?
AGC received 17 valid applications. The list of candidates will be made public at the end of the contest.
25. Nous avons bien reçu les documents en français, pouvons-nous recevoir la proposition de convention avec l'équipe d'études intégrée en version anglaise ? Une partie importante des architectes de notre Team est basée à Londres.
Nous comprenons votre demande mais nous ne pourrons y satisfaire dès lors que le droit belge ne reconnaît pas la terminologie anglo-saxonne. Aussi a-t-il écidé, par souci de sécurité juridique, que seule une version française sera communiquée. Il s'agira du language officiel du lieu d'exécution du contrat. Libre à vous d'en faire une traduction libre à l'usage de vos partenaires.
26. Des essais de sol ont-ils déjà été réalisés afin d’en connaître la portance, la résistance, le niveau de l’eau,…
Non, des essais de sols n’ont pas été réalisés. Nous tentons d’obtenir les résultats des tests préalables à la construction du bâtiment voisin de Sedilec et les communiquerons si nous parvenons à les obtenir. IL semble cependant que, comme pour l'ensemble de Louvain-la-Neuve, le sol soit de qualité essentiellement sablonneuse.
27. Avez-vous des informations concernant la nature du sol et la conductivité du sol dans la perspective de procéder à de la géothermie profonde ?
Nous ne possédons pas ces informations, mais selon les pré-études réalisées avec notre conseiller Matriciel, il semble que le sol soit de bonne qualité pour envisager pareille application.
28. For the moment there is a storm water pond on site that is used by the neighbour Sedilec. Are there specifications available of this pond (size, capacity, location, …)?
No, and this storm water pond will be displaced.
29. As stated in the documents of Matriciel, it is not allowed to heat, cool or mechanically ventilate the atrium (“En cas d’utilisation d’un atrium, ce dernier sera considéré comme un espace tampon de circulation non traité”). On the other hand, in appendix 5: Flow chart the atrium seems to be an intensively used circulation zone. If the interior climate in the atrium may not differ too much from the climate in the offices, conference center, .. . a minimum of HVAC-systems would be required. Without HVAC-systems in the atrium, there will be a significant difference in climate between atrium the one hand and offices, conference center, restaurant,… on the other hand. Does AGC accept this difference in climate?
No, as described. Due to security reasons (fire protection), this atrium will have to be physically separated from the other facilities. For AGC, it will be as a covered court with its own natural atmosphere. AGC will not accept extreme temperatures (less than 15°C in winter and more than 30°C in summer), this minima of regulations could be reached using good ventilation in summer and recycled air in Winter. This atrium will have to be structured and prepared to receive good external regulations when important events take place. Two part of the atrium will be treated differently: reception (and attached offices) and waiting room for visitors which need to have efficient HVAC system.
30. Is there any information available concerning the soil (geotechnical investigation, groundwater level, …)?
No. Through UCL’s administration we ask the neighbor to receive his soil tests as information. As soon as we receive it, we will publish it. Nevertheless, through the experience of another neighbor, it seems that the soil is suitable for construction and made of sand in a large part.
31. Appendix 6 mentions the demands concerning the building position and deptt [Recul à l’alignement: 10 m minimum et en fonction de l’environnement bâti - Profondeur de bâtisse: 20 m (indicatif) - (Implantation, p. 1)].
Appendix 2 : "parcelle n° 087a project AGC - plan d'urbanisme" mentions a "zone de construction" de 20 m.
Does this also concern the basement level(s) ?
No. The “recul à l’alignement de 10 m minimum” is an obligation. The “profondeur de bâtisse : 20 m » is indicative. The architect could build larger than proposed, including the basement.
32. Les plans annexés reprennent une « zone de construction » indicative de 20m située à 10m minimum des limites de la parcelle. Le fait d’y déroger et, à titre d’exemple, installer un bâtiment en dehors de cette zone constitue-t-il un critère d’exclusion ou faut-il tendre vers cette zone de construction ?
En dehors de la limite de recul de 10 m, toute la zone est constructible. La zone de construction est donnée à titre indicatif et y déroger n'entraîne aucune exclusion du concours. Nous attirons cependant l'attention sur le fait que le terrain est situé dans le périmètre de la gare RER de Louvain-la-Neuve et que, dans ce contexte, les autorités régionales souhaitent (mais ne peuvent nous y obliger) que le rapport P/S (surface plancher sur superficie terrain) soit de un. Il importe donc pour ces autorités d'être parcimonieux dans l'usage du sol.
33. What is the correct net area that should be attended to ? 4500 m² NUA 30% = 5 850 m² GLA <> 5 437 m²
See : Schedule of requirements page 5 of 33 : Building size: 9,508 m² GLA (Gross Lettable Area) calculated from net floor
space – NUA – increased by 30% for thoroughfares and toilet facilities, split into:
- 5,437 m² for workstations
- 1,304 m² for meeting rooms
- 135 m² for social areas
- 1,379 m² for the staff canteen
- 1,254 m² for miscellaneous departments
vs.
Schedule of requirements page 9 of 33 : The net office floor space required (net usable area, i.e. office space only, with no horizontal thoroughfares) is 4,500 m².
vs.
Schedule of requirements Planning table ‘Scenario’ between page 30 and 31 of 33 : Work Environment 3 805.4 m².
As written in the schedule of requirements Planning Table between page 30 & 31, the NUA space for office (only) is 3.805,4 sqm. If we take 30% for the circulation, it means that we need a GLA of 5.436,3 sqm. Not more but maybe less if the circulation is improved.
34 . What is the correct number of parking spaces that should be attended to ?
See : Schedule of requirements page 5 of 33 : 100 spaces outside for visitors and the like.
vs.
Schedule of requirements page 23 of 33 : The minimum will ultimately remain at 40 spaces, even though it will be sized for 90 spaces initially.
In accordance with present rules, AGC could have 250 parking places (1/40 m²). The AGC's objective is to decrease the number of parking places in the future due to the proximity of the RER station and thanks to green policies which will be implemented. AGC thinks that 160 parking places could be located inside the building's basement. Another 100 (authorized) places are to be found in the garden.
Due to the RER delayed works and because AGC employees will take some time before using alternative transport means to commute, UCL (university) and local authorities have agreed that AGC could have 150 additional (and time limited) parking places in the garden.
35. Do we make a proposal of the (plan)location of the 19 divisions / departments ? What is the meaning ( title ) of the Links table ?
See : Call for projects regulations page 21 : The design of a project illustrated with three-dimensional images and plans of typical floors.
Schedule of requirements Links table before page 31 of 33
AGC requests to have a view of a representative floor including possible furniture (for office part). It’s too early to try to locate the 19 divisions. As written, AGC has started a study to implement a flex office policy. It’s also too early to determine what will be the recommendations of this study. We expect to have those recommendations for mid-October. Candidates are requested to propose theoretical implantations.
36. Does it concern a fire-controle-reel ? The location of such a reel is based on the approachable distance and it is not allowed to locate a reel in a lockable room...
See : Schedule of requirements page 14 of 33 - 2.3.8. Maintenance room : One per floor, minimum floor space 4 m², with a reel, a power socket and a running water supply (hot/cold). A cupboard will enable equipment to be stored in it. This room will be lockable.
The maintenance room is a room dedicated to store the material of the cleaning team.
37. Does it concern the same function / room in :
Schedule of requirements page 18 of 33 - 2.4.2.4. : A copy corner equipped in the same way as these two spaces will be available close to the conference centre and reception. It will be for their use.
& Schedule of requirements page 21 of 33 - 2.6.3.1. : A printing service is to be provided in the building. This service unit, which will be located ideally close to reception, is for the use of all occupants.
No,it does not. The printing room is actually a photocopy room dedicated to printing, photocopying, binding...documents in large quantities. This room will be run by one person for the benefit of many others who order that kind of works.
38. Does it concern the same function / room in :
Schedule of requirements page 17 of 33 - 2.4.1.3. :Behind reception (opening on the side with a distribution box freely accessible from the back) there will be a post room where post can be received and sorted.
& Schedule of requirements page 21 of 33 - 2.6.4. : Mail dispatch and sorting
Yes, it does.
39 . There is no need for a covered bike park for the staff ?
Yes, there is. Indeed this point is described in article 3.1 of the requirements. This bicycle park should preferably be located inside than outside.
40. Is this zone access badge-controled ? If so, what type ( yellow, red, blue ) ?
See : Schedule of requirements Appendix 5 Flow chart page 33 of 33 - Scheme > between atrium E and restaurant D = Contrôle badge unipersonnel jour & nuit
& Text Zone D : Staff canteen = this zone has open access to all from the atrium
There is indeed a contradiction between the text and the drawing. Zone D is indeed freely accessible from the atrium but for future needs, access should be equipped with a badge reader which will be inactive in a first stage.
41. Concerning : Differenced floor spaces / functions in : Schedule of requirements text page 4-24 of 33 & Schedule of requirements table ‘Scenario’ between page 30 and 31 of 33
41a. What is the correct net area that should be attended to ?
see text (p.5) meeting rooms 1304 m² - see table > meeting area 862.8 m²
The table indicates 912,8 m² as net surfaces. If the ratio for circulation & facilities is 30%, the gross space is 1.304 m² depending of the efficiency of the building proposed by candidates.
41b. What is the net area that should be attended to ?
see text (p.13) : Each floor will have a filing area in the form of a small Compactus filing system for storing day-to-day files. … This Compactus filing system will be shared by the service units in the zone.
see table : department archive 43x 8.64 m² = 371.5 m² > 371.5 / 3 = ca.125 m² each floor
Surfaces indicated after internal studies. It’s clear in our mind that the new Flex workspace study will reduce the need of private departmental archives. Candidates are encouraged to take into account surfaces of 100 m² per floor which will be more in line with the results of flex office study.
41c. Does it concern the same function / room ? What is the correct net area that should be attended to ?
see text (p.20) IT server room 175 m² - see table > IT room ( IT engineering ) 109.4 m²
The right figure is 109,4 (110!) m² and indeed, those figures concerned the same room.
41d. What is the principle that should be attended to for coffee corners & socialisation areas ?
see text (p.15) In order not to have too many of this type of space, it may be appropriate to locate them at the beginning of each wing close to the entry stairs.
see table : Coffee corner : 1 coffee machine per 50, informal meeting 1/25 > 20x 7.29 m²
Coffee corners are places where employees could get hot & cold drinks near their workplaces. They will just be used to access the machines. Drinks will be consumed on the workplace.
The socialisation area where employees could seat comfortably and discuss with colleagues will be located close to the entry stairs. It will be used by people working on this level and/or by people meeting each other in the stairs. Due to the noise likely to result from the function of this area, this location should avoid any inconvenience caused to other people working close to this place.
41e.What is the net area that should be attended to for the meeting room executive committee (text p.13)? Room for how many people ?
This room will be used by 14 people simultaneously. Due to its function of executive and cockpit room, we think that this room has to cover about 80 m².
41f. See the table : Plotter area engineering 14.6 m². There is no description in text. Will it be provided ?
No, it will not.
41g. See the table : Mobile environment unit 87.5 m². There is no description in text. Will it be provided ?
No, it will not.
41h. See the table : Underground workshop for facilities 43.7 m². There is no description in text. Will it be provided ?
No, it will not.
42. Format de la remise
42a . Page 31 : le point 8.2 du règlement parle de « A2 et A3 » sur « un maximum de 12 feuilles ». Ceci veut-il dire que les plans doivent être remis :
- et en A2 (au 1/200ème) sur 12 feuilles ;
- et en A3 réduction (brochure) sur 12 feuilles?
Page 31 : le point 8.2.1. indique que l’implantation doit être remise au 1/500ème pour permettre d’apprécier notamment « l’intégration urbaine ». Or, sur un format A2 et au 1/500ème, seul le terrain sera visible et pas son environnement. Pouvez-vous confirmer l’échelle et le format à respecter ?
Nous souhaitons utiliser des plans gérables en version papier pour cette partie du concours. Vous veillerez donc à respecter, dans l’échelle qui vous conviendra, les formats A2 et A3 pour permettre la meilleure compréhension possible de votre projet et son intégration dans son environnement. 12 feuillets maximum signifie 12 vues différentes et non 12 parties d’un même plan.
42b. Page 32 : le point 8.3. indique que les différentes notes d’intention doivent chacune comprendre 4 pages maximum : parle-t-on de 4 recto, ou de 4 recto et de 4 verso ?
Réponse : Il s’agit de 4 pages et non 4 feuilles. Dans ce contexte il s’agit donc bien de 4 recto. Le format est inclus dans le formulaire réponse qui a été envoyé.
43. Les surfaces
Voir Annexe 7 - annexe 7.2 : page 28/33 à 30/33 - Il y est décrit graphiquement 4 types différents de bureaux - document « A »
vs Annexe 7 - annexe 7.2 : tableau de programmation qui suit la page 30 /33 - On retrouve ici 5 types différents de bureaux - document « B »
Si les types 1 et 2 sont clairs pour nous, nous voudrions comprendre à quoi correspondent, dans le document « B », les types 3 et 4 du document « A ».
De plus, il y a lieu de signaler que le type 3 du document « A » comporte graphiquement 14,58m²/pers. et que l’on ne retrouve cette surface ni dans les open space (dedicated et non dedicated) ni dans les flex du document « B ». Cette différence de surface, multipliée par le nombre de bureaux correspondant, peut avoir un impact non négligeable sur les m² globaux, ainsi que sur le budget.
Bonne observation. Le document « B » est antérieur au document " A " . Le document " A " reprend les réflexions sur les aménagements d’espaces de travail qui ont permis d’arrêter les choix en matière de modulation de façade et de profondeurs de bureaux tout en veillant à préciser les minima en terme de surfaces individuelles nettes (7,29m²/pp) et le nombre maximum de postes quand ils sont groupés (soit 4). Comme il est précisé dans le cahier des exigences, AGC a lancé une étude visant à introduire une politique de flex office, étude dont les conclusions ne sont pas connues à ce stade et qui pourtant pourrait influer sur l’occupation des surfaces. Les conclusions de cette étude ne seront connues que fin octobre. En attendant, il est demandé aux candidats d’utiliser les critères communiqués pour l’occupation des surfaces dans le document « A ». Les bureaux de types 4 sont en effet appelés à être, et de loin, les plus nombreux puisqu'utilisés pour l’open space attribué ou non, flex ou non.
44. Note de motivation (page 30 du règlement) : Le point 8.1.4. du règlement parle de maximum 4 pages sous format Word suivant modèle annexé.
- Nous vous saurions gré de bien vouloir nous communiquer ce modèle.
- S’agit-il de 4 recto, ou de 4 recto et de 4 verso ?
Il s’agit de 4 pages et non 4 feuilles. Dans ce contexte il s’agit donc bien de 4 recto. Le format est inclus dans le formulaire réponse qui a été envoyé.
45. Surfaces - Annexe 7 : page 5/33 : Les 4.166 m² bruts en sous-sol correspondent-ils au parking et aux 153,11 m² (soit 218,72 m² brut) de locaux spécifiques repris dans le tableau qui suit la page 30/33 ? Ceci donnerait une surface brute de parking valant (4.166 - 218,72 )m² / 160 places = 24,67m²/place.
En accord avec les règles d’urbanisme de la ville d’OLLN, AGC peut disposer de 250 places de parking (1/40 m²). Le but d’AGC est de diminuer le nombre de parking dans le futur grâce à la proximité de la gare RER de LLN mais aussi à des politiques encourageant le recours à des modes de transports alternatifs.
AGC pense que 160 places sous le bâtiment est un minimum, le complément de 90 autres places pourraient se trouver dans le jardin sous la forme de petits modules dont on pourrait réduire le nombre progressivement.
Vu le retard du projet RER et compte tenu du temps d'adaptation nécessaire pour son personnel, AGC a obtenu un accord de principe de pouvoir disposer de 150 autres places de parking provisoires à installer sur la passerelle mais dont la durée de vie sera limitée.
Revenant à la précision de votre question, la surface brute d’un parking est bien estimée à 24,67 m².
46. Vues directes - Annexe 7 - annexe 7.3, page 4/25 : « min 80% des postes ont une vue directe vers l’extérieur ». Cette vue directe peut-elle se faire au travers d’un éventuel Atrium.
Eventuellement oui, l’objectif est d’utiliser au maximum la lumière naturelle sur les postes de travail plutôt que la lumière artificielle.
47. Photographies aériennes. Les photographies aériennes contenues dans le dossier pourraient nous être utiles. Pourrions-nous les recevoir en haute résolution ?
Merci de nous préciser les photos qui pourraient être utiles de manière à ce que nous nous assurions de la qualité de nos originaux et que nous puissions les transmettre via le site du concours en format.jpg.
Voir page "Règlement" pour les photos mises à disposition.
48. Please can you advise if you have any further information on the finished levels of the proposed future roadway in relation to the existing site levels?
As explained, the “rue Jean Monnet” will pass under the exit 8a of the motorway E411. Due to the fact that a minimum of 4,5 m will be necessary to authorize trucks to use this road, it will be possible for you to make an estimate of the profile of the road.
The people in charge of this project in the administration are on holidays up to mid-August. We will not have additional information until they are back at work.
49. In various locations in the briefing documents it mentions that the building should be orientated North-South. Please can you clarify if this means that the main facades should be facing North-South or if the building axis is orientated North-South such that the main facades face East and West? A diagram clarifying this will be very helpful.
AGC does not impose any orientation, but, due to the potential use of photovoltaic panels, it could be interesting to orientate the building so as to optimise the contribution of solar power. It’s only a suggestion.
50. In relation to item 8.1 of the Application Dossier, please clarify which CVs are required. Is this in relation to item 2.3 (main contractor only) or are CVs for all members of the build team required to be submitted?
The target is to allow the Jury to have a good appreciation of the people composing the team. It’s so recommended to provide CV from the major people composing the team with at least the cv of the construction manager.
51. In relation to item 8.2 of the Application Dossier - the request for photographs for 3a, 3b and 3c, can these be submitted in pdf format as part of the appendices rather than separate jpgs?
Yes, they can. However, since AGC may get to use them in internal presentation to the jury, those pictures will have to be available on demand in jpg format. Please make sure to include those pictures in the application dossier.
52. Within Part 2 of the Application Dossier, are we correct in assuming that a A4 copy of each visual is required in addition to the A2/A3 copies?
Yes, it is corrrect.
53. In relation to the requested Application Dossier please confirm if the Memoranda requested in Part 3 can be 4no double sided A4 pages each? Also, elsewhere where one page A4 memoranda are requested, please confirm if these can also be double sided?
It is about page and no sheet. In this way a page is only one side.
54. Why is the bruto area for the staff canteen so big ? For 150 seatings you need max. 300 m². Is the rest for the kitchen and thoroughfares ?
Indeed, the rest is for the kitchen and thoroughfares.
55. Il semble que les prescrits urbanistiques et l'URB ne laissent pas beaucoup de liberté et que, donc, le bâtiment devra nécessairement être en L. Est-ce obligatoire?
La forme du bâtiment est laissée à la créativité de l'architecte. Au-delà des zones de reculs, l'espace peut être occupé librement, sous réserve, bien entendu, des prescrits urbanistiques applicables.
56. Fichier : Le fichier AutoCAD reçu (Annexe 02 - Plan altimétrique du terrain Monnet 087) fait référence à un fichier « orthomonet 2008.jpg » non fourni. Peut-on le recevoir ?
Oui, ce fichier photo satellite de Louvain-la-Neuve sera diffusé en format et taille natifs sur le site web du concours.
Voir page "Règlement" pour les photos mises à disposition
See page "Competition rules" for photo downloads
57. What is the real net floor area for meeting rooms in office building?
The Scenario table on page 31 of schedule requirements requires a total meeting area of 862,8 m² with 717 m² allocated for meeting rooms and 145,8 m² for Bubbles. 715 m² (net) of meeting rooms floor space is to be allocated in the conference centre (p18 of schedule requirements).
717 m² - 715 m² = 2 m².
If we assume that the total meeting area is, as said in text: 912,8 m² (1304 - 30%), then we are left with 767 m² for meeting rooms.
767m² - 715m²= 52 m².
In both cases there is not enough space to allocate the "Internal meeting rooms" (p12 of 33); '1 or 2 per office wing' and which should 'accomodate 8 to 10 people' a meeting room 'for the use of Executive committee' (p13 of 33) which, alone, 'has to cover about 80m² , as said in the Q&A.
The 715 m² in the schedule of requirements and the 717 m² in the table are in fact the same surfaces.
The total net superficy to be dedicated to meeting room surfaces is: 912.8 m².
Inside those 912.8 m² the surfaces repartition is:
- 145.8 m² for bubbles
- 80 m² for executive board room (this meeting room could be considered as one of the internal meeting room of the level in which it's located).
- The rest (687 m² netto) is to be used as follows:
- one (or two) internal meeting room(s) for 8 to 10 people in each wings of each levels (3 because the conf. center will be on the O level). It means about 30m² X 2 (by level) X 3 (levels): 180 m²
- 507 m² remaining dedicated for the program of the conference center (see description in the schedule of requirements).
58. A la lecture de « l’Annexe 07 : Cahier des exigences et ses annexes » du dossier sous rubrique, il nous semble que le tableau matriciel, reprenant les liens de proximité entre les différents secteurs de l’entreprise, est incohérent. En effet, les informations retranscrites dans le tableau devraient être similaires lorsqu’on le lit horizontalement et verticalement. Or, ce n’est pas le cas.
Nous vous saurions gré de bien vouloir nous indiquer quelles données nous devons prendre en compte.
Nous vous remercions pour cette remarque pertinente. A ce stade du concours, ce tableau n'a pas d'utilité mais sera par contre utile dans l'affectation finale des locaux qui se fera dans quelques mois. Cependant, nous faisons les vérifications et procédons aux modifications au plus vite.
59. It is said in the Schedule of requirements, p13 of 33, that there should be 2 types of archive areas :
1: "Each floor will have a filing area in the form of a small Compactus filing system for storing day-to-day files."
2: "A semi-dead archive zone will be arranged in the basements for documents pending removal to the external storage area."
In the scenario table, filing is described in one category; 'Department archive= 371,5m²'.
In the Q&A list, Q 41b, it has been clarified that the Compactus filing system of 371,5m² shall be distributed over the different floors with a surface of 125m², or more or less 100m².
Is the semi-dead archive zone included in the 371m² filing system or should we create extra space for the semi dead archives. If so, how much would be needed?
Central archiving room: in the User Requirements Brief (URB) we planned 371 m² netto to be distributed between the departement storage on each level and central semi-died archives. We propose to divide such a surface by two: 185 m² to be divided by levels and 186 m² for central semi-died archives in the basement.
60. How many sqm must the following rooms have:
- local services (described in 2.4.1.4)
- appartement for the portier (2.8.4.1)
- cloak room (2.4.1.9)
- locker room (2.4.1.8)
- central archiving room
- local services (described in 2.4.1.4): 6 X 4 m: 24 m²
- appartement for the portier (2.8.4.1):80 m² with:
- bedroom: 16 m²
- bathroom: 8 m²
- living room (including american kitchen): 56 m²
- cloak room (2.4.1.8):
- men: 4 wc, 3 urinoirs, 2 lavabos: 24 m²
- women: 4 wc, 2 lavabos: 24 m²
- handicaped: one adapted wc and adapted lavabo: 4m²
- Locker room (2.4.1.9): 6 X 4 m: 24 m²
- central archiving room : in the User Requirements Brief (URB) we planned 371 m² netto to be distributed between the department storage on each level and central semi-died archives. We propose to divide such a surface by two: 185 m² to be divided by levels and 186 m² for central semi-died archives in the basement.
61. The schedule of reuirements says in page 6 of 33 that "the buliding will be made of a ground floor and three levels". It also says on page 8 of 33 that "the areas of the office building will be spread over a maximum of three levels". Finally, in the call for projects regulations the 'Reglement Communal d'urbanisme' says: "La hauteur sous gouttières du volume principal aura un minimum de 4 mètres et un maximum de 10 mètres."
These criterias seem rather incompatible; could you please give some precisions?
It's right that the "Règlement Communal d'urbanisme de la Ville d'Ottignies Louvain-la-Neuve" limits the higher of a new building to 10 meters.
But due to the proximity of the RER, the Walloon Region and the City of Ottignies Louvain-la-Neuve ask us to increase the density of the construction in order to have a 4 levels building which will require a derogation but which will be easy to obtain.
We planned to have all reception facilities (restaurant, conference center, etc..) on the O level and to use the 1st to the 3rd reserved for offices.
62. Should the toilets on the ground floor be for the canteen and the conference center combined near the reception?
Yes.
63. The amount of allocated surfaces in the scenario table doesn't seem to be in relation to the schedule of requirements. It seems to me that a lot of the rooms desired by AGC cannot be found in the table, creating therefore a consequent margin of error in the total surface area described as 9508m² GLA or 6605,6 m² NUA.
NUA surfaces:
Workstations: 3805,4
Canteen space: 965
Meeting rooms of Conference centre: 507
Meeting rooms of Office building: 180
Bubbles: 145,8
subtot: 5603,2
We have therefore 877,8m² left for the rest. However it seems insufficient if we want to allocate the following examples on top of the remaining functions seen on the table.
Some examples of areas described in text and not in table which should most certainly lift the total required surface amount:
Staff services (household shopping, etc.)
Staff changing rooms
Vast reception lobby (for conference use, receptions,etc.)
Cloackroom
Facilities management room by reception (20m² required)
Security room (20m² required)
Post room (40m² required)
Printing zone (40m² required)
Com/data rooms
Socialising zones next to coffee/corners/staircases
Porter's 2-room apartment
Following our calculations, using the same figures than yours, we totalize 1000.2 m² (netto) to be used for the surfaces described (changing room, security rooms, post room, printing room). We think that it is sufficient (except for atrium which will use the remaining part of the difference between bruto & netto surfaces).
64. When is the final deadline to deliver the whole entry?
See the complete time schedule in the "Competition rules" on page 25.
65. Do you have to enter the security zone with a badge?
Yes.
66. If the toilets are for the conference center and the canteen near the reception, they are outside of the security zone. So you always have to got out of the security zone to go to the toilet and to check in to come back.
As already explained in the answer to question 40, the D zone is freely accessible but equipped with a badge reader which is not activate. Additionally, the same is applicable for C zone (Conference Center).
Question 67. Nous revenons à la question soulevée par un des candidats au sujet de l’ensemble restaurant (question n°54).
Selon notre expérience, la surface à attribuer pour un restaurant destiné à 150 personnes assises tourne entre 1,5m² et 2m²/personne, soit entre 250 et 300 m² bruts pour une cuisine alimentant un tel restaurant, une surface approximativement équivalente à celle du restaurant, soit entre 240 et 280 m² bruts (y compris vestiaires, douches, réserves,…). Pourriez-vous nous confirmer que ces surfaces correspondent à vos besoins ?
Restaurant : 250 à 300 m²
Cuisine : 240 à 280 m²
Pouvez-vous nous indiquer à quoi doivent servir les autres m², puisque le tableau de surfaces que vous nous avez transmis indique une surface nette de 965m². S’agit-il des circulations hors du bâtiment, d’une zone poubelles,…? Enfin, la cuisine est-elle approvisionnée au moyen de semi-remorques ou de camionnettes ?
Nous opterions pour la fourchette haute à savoir 300 m² pour le restaurant (auxquels il faudra rajouter des m² pour la zone de circulation freeflow) et 280 m² pour la cuisine.
Les m² restants serviront pour l'atrium et d'autres zones telles que, entre autres, décrites dans la question 54.
Pour l'approvisionnement de la cuisine, il faudra prévoir un endroit discret qui permettra de desservir des palettes et autres approvisionnements livrés par véhicules légers (camionnettes) ou par véhicules lourds (camions). Des semi-remorques ne doivent pas être pris en compte.
68. Question about the catering in meeting rooms:
cf. 2.5.2.1. of the "Schedule of requirements": "Each of four contiguous meeting rooms will enable 6 people (12 or 24 in configurations of groups of 2 or 4) to arrange more private lunches. A servery will be adjacent and connect directly to the kitchen. It will be furnished with a dresser and have space for dishing up food coming from central kitchens or even additional hot preparation.
The functional equipment in these four rooms is to be similar to that of the meeting rooms."
Is the area part of the conference center in the ground floor or of the canteen? In the program there are 12 meeting rooms in the conference center, for which 4 rooms is the catering necessary?
Servery must be near the conference center. Catering is needed for all rooms.
69. Some areas described in the URB are not mentionned or are showing discrepancies with the surfaces in the enclosure 3 of the URB.
Following to numerous questions regarding areas surfaces, we decided to update and complete the enclosure 3 of the URB (See Appendix 7: "AGC schedule of requirements and appendices" on pages 31-32). The size of the atrium is indicative and could be smaller considering architectural needs.
70. Nous revenons aux emplacements de parking. Dans le point 3.1. du Cahier des exigences (Annexe 7), relatif au parking à ciel ouvert, AGC demande :
un pool d’une dizaine de véhicules électriques ou écologiques;
un pool de vélos (électriques ou non).
Les questions sont les suivantes :
a. La dizaine de véhicules électriques ou écologiques font-ils partie des 90 places à ciel ouvert ? Sont-ils bien à ciel ouvert, alors qu’ils doivent disposer d’une prise de courant pour leur rechargement ?
b. Les vélos sont-ils bien à couvert, comme le laisserait entendre la réponse à la question n°39 ?
Pour les voitures électriques, nous pensons pouvoir convaincre l'UCL/la ville d'Ottignies Louvain-la-Neuve de ne pas les comptabiliser parmi les places de parking imposées. Outre l'intérêt pratique de l'utilisation de ce pool de voitures/vélos, il s'agit aussi d'une politique de sensibilisation du public à l'environnement. Cette action doit dès lors être visible. AGC souhaite en effet contribuer activement au respect de son environnement.
En dehors des considérations techniques, la localisation doit combiner la facilité d'accès pour les utilisateurs (et la protection des outils) à la visibilité demandée.
71. Suite à l’adaptation du modus operandi et du timing de l’appel à projets, nous nous posons les questions suivantes :
L’inscription remise le 30 juin 2010 est-elle toujours valable pour participer à la première phase du concours ?
Les documents à remettre lors de cette première phase sont-il toujours de même format et nombre que précédemment (12 feuillets format A2 et A3); alors que la demande du maître de l’ouvrage est ramenée à présenter des esquisses intérieures comme extérieures.
A savoir que dans l’annexe 9 il est indiqué que « Il est laissé à l’appréciation des candidats la forme de ces vues qui doivent permettre à AGC de comprendre le projet, son implantation, ses accès et son fonctionnement. »
Or page 27 (point 7.10) du Règlement du concours, il est précisé de présenter des formats A2 et A3.
L'inscription remise le 30 juin est toujours valable mais étant donné que le règlement du concours a été modifié, nous souhaitons que les candidats reconfirment leur inscription avant le 20/8/2010.
Les documents à remettre lors de la première phase sont indiqués dans l'annexe 9 "Dossier de candidature - 1° phase" et il n'est plus question de 12 feuillets format A2 et A3 pour cette première phase.
72. How should these 507 m² netto for the conference center in the ground floor be divided? There are some rooms described with seats ( 24 seats or 12 seats and so on), but this sum will be approximately only 250 m², if for one seat we count 2 m².
Following to numerous questions regarding areas surfaces, we decided to update and complete the enclosure 3 of the URB (See Appendix 7: "AGC schedule of requirements and appendices" on pages 31-32). The size of the atrium is indicative and could be smaller considering architectural needs.
73. Suite à votre réponse à la question n° 67 relative à l’ensemble cuisine/restaurant, nous allons maintenant vers :
300 m² restaurant ;
280 m² cuisine (y compris vestiaires, douches, réserves,…) ;
X m² pour le free-flow ;
Un solde de m² qui est à répartir entre l’atrium et diverses surfaces, telles que celles mentionnées dans la question n°54.
Or, dans la réponse à la question n°54, on parle de « kitchen » et de « thoroughfares ».
Qu’entendez-vous par « thoroughfares » ?
Suite aux nombreuses questions concernant les surfaces, nous avons décidé de mettre à jour le document 3 de l'URB (Voir annexe 7: "Cahier des exigences d’AGC et ses annexes" pages 31-32). La taille de l'atrium est donnée à titre indicatif et pourrait être plus petite si les besoins architecturaux l'exigeaient.
74. Nous revenons à la question n°45, relative aux emplacements de parking, ceci afin d’être sûr d’avoir bien compris. A long terme, AGC peut disposer de maximum 250 places de parking, que AGC envisage de répartir de la manière suivante :
160 places couvertes pour son personnel ;
90 places à ciel ouvert pour les visiteurs (réductibles à 40 places dans le futur, suivant le point 3.1. du Cahier des exigences).
Dans la question n°45, on mentionne également que provisoirement (vu le retard de la réalisation du RER), 150 places sont à prévoir sur la parcelle.
Avons-nous bien compris ?
Vous avez effectivement bien compris.
AGC pense qu'avec des arguments ad hoc, il pourrait obtenir que ces 150 emplacements complémentaires,compte tenu de leur caractère provisoire, trouvent place sur la parcelle en contrebas (de l'autre côté de l'Avenue Jean Monnet). Ceci est à considérer comme une option sachant néanmoins que ces 150 places seront disponibles au plus tard jusqu'en 2020 et qu'il faudra persuader l'UCL que c'est la bonne option sous réserve de l'utilisation par un tiers de ce terrain (risque complémentaire donc).
75. Lors de l'examen du tableau des surfaces en pages 31 et 32 du Cahier des exigences d’AGC et ses annexes, nous avons constaté que la surface de l’imprimerie n’y est pas répertoriée. Doit-on en déduire que la surface qui lui est dédiée se trouve incorporée dans les m² bruts communiqués ?
Le local d'imprimerie est inclus dans le local 'mailroom' mentionné dans l'annexe. Le local incluant ces deux services aura une surface totale de 40 m².
76. Avez-vous plus d'informations quant aux études de sols, comme indiqué dans votre réponse à la question 26 ?
A ce stade du projet, étant donné que nous ne connaissons ni la forme de l'immeuble ni son emplacement sur le terrain, il est prématuré d'effectuer ces études. Par contre, nous avons envoyé à tous les candidats inscrits, par mail séparé et ce à titre indicatif, les résultats des études réalisées sur le terrain voisin pour la construction du bâtiment Sedilec.
77. Qu'attendez-vous en termes d’esquisse pour le 15 septembre ?
Dans votre réponse à la question 71, vous indiquez que les documents à remettre pour cette première phase sont repris dans l’annexe 9 (celle-ci ne faisant mention ni d’esquisse de projet ni de budget,… mais mentionne seulement une note de motivation de 4 pages A4). Laissez-vous donc libre choix aux candidats quant au support, mode de représentation, échelles, nombres de planches de présentations,etc. ?
L'annexe 9 fait bien mention de l'esquisse du projet (voir partie 2) et du prix plafond (voir partie 4). Toutes les informations requises par AGC y sont détaillées. En ce qui concerne l'esquisse du projet, comme indiqué dans l'annexe 9, il est laissé à l'appréciation des candidats la forme de ces vues qui doivent permettre à AGC de comprendre le projet, son implantation, ses accès et son fonctionnement. Nous laissons donc libre choix quant au support, mode de représentation, échelles, nombres de planches de présentations. La note de motivation reste quant à elle d'application.
78. Vous demandez, vu le changement du règlement du concours, de confirmer l’inscription avant le 20/08/10. Quelle procédure doit-on adopter pour cette confirmation ?
Un simple mail à l'adresse AGC.bouwteam-contest@eu.agc-group.com reconfirmant votre inscription suffit.
79. Que signifie exactement GLA ? Dans la partie « Cahier des exigences » (annexe 7), vous dites : « Surface du bâtiment : 9508m² GLA (Gross Lettable Area) calculée à partir des surfaces nettes – NUA – augmentées de 30% pour les circulations et sanitaires,… ». Lorsque nous prenons les surfaces NUA du tableau des pages 30 et 31, et que nous augmentons ces surfaces de 30%, nous n’obtenons pas les même chiffres : dans vos calculs, le NUA est en réalité augmenté de 43% pour obtenir le GLA.
A quoi sont dû ces 13% de différences ? Est-ce que le GLA tient compte des murs extérieurs ?
GLA signifie la surface louable avec circulations, etc. Les 13% de différence correspondent aux murs extérieurs.
80. Dans le dossier de candidature, à la page 6, point 4 "Chiffres des cinq dernières années", qu’entendez-vous par la composante la plus importante de l’équipe intégrée ? Celui qui a le plus gros chiffre d’affaires ou le bureau qui compte le plus de collaborateurs ?
La composante la plus importante de l'équipe est la partie la plus importante du groupe que ce soit en termes de CA ou de nombre de collaborateurs.
81. A la page 7 de l’annexe 9, il est demandé la description des outils informatiques, cela concerne-t-il uniquement les architectes ou bien les bureaux d’études d’ingénierie et l’entreprise doivent-ils aussi les fournir ?
Pour la description des outils informatiques, tous les membres de l'équipe doivent les décrire mais en se limitant aux outils relevants pour le projet (dessins, etc...)
82. It is said in the "Réglement Communal d'urbanisme de Louvain-la-Neuve" that : "L'occupation de la parcelle par des surfaces construites ne peut depasser 50% lorsque la parcelle a une superficie superieure a 300m²."
My question concerns the parkings. Are they counted in the amount of built surfaces?
1: Is the underground parking counted in?
2: Are the outdoor parkings counted in?
Answer to your first question is yes. Answer to the second is no.
Please see also our answer to question 32 in the FAQ section on our Internet site (ratio between built surfaces and ground surfaces has to be near 1).
83. Une question au sujet du formulaire partie 1 de candidature: Pouvons-nous dupliquer les colonnes des tableaux pour le point 3 "Références" : "B. Liste de réalisations ayant utilisé du verre AGC" et "C. Projets internationaux" ? Donc aussi photos en plus grand nombre ? En termes de références, quelle priorité donnera AGC aux éléments de ces références ?
Oui, vous pouvez dupliquer les colonnes des tableaux. A ce stade du projet, nous ne souhaitons pas communiquer concernant la priorité donnée aux références.
84. Pouvons envisager que les éléments vitrés produits par AGC seront fournis aux entreprises à un prix diminué par rapport au prix du marché ? Si oui, de quelle importance ? Ces éléments vitrés ayant ici une importance non négligeable, un rabais sur la fourniture serait bienvenu.
Pour ce qui concerne le coût des travaux, nous comprenons la question mais nous ne souhaitons pas prendre position pour le moment. Ce point sera discuté ultérieurement.
85. A vous lire, le dossier est à rentrer pour le 15 septembre en lieu et place du 30 septembre ? (Voir question réponse n°77). Merci pour les informations détaillées à ce sujet.
Effectivement, le dossier de candidature 1° phase doit nous être renvoyé pour le 15 septembre.
Comme vous l'aurez constaté, les demandées mentionnées dans le formulaire de candidature 1° phase ont été nettement allégées. Nous sommes également tenus par un timing plus serré.
86. Pouvez-vous me confirmer que pour ce vendredi 20 août, seule la confirmation de notre participation au concours, telle que nous vous l'avons envoyée le 16 août dernier, est suffisante et que l'étape suivante est bien la remise du Dossier de Candidature 1ère phase pour le 15 septembre ?
Effectivement, votre mail reçu le 16/8 dernier suffit pour confirmer votre inscription. La prochaine étape est la remise du dossier de candidature 1° phase pour le 15/9.
87. Is it possible to divide the upper floor central archive in parts in different wings ?
Yes, you can divide the upper floor.
88. Must the presentation be on paper max. A 2 folded on A 4 ? For the renderings it is not the common sense to be folded.
As mentionned in the application dossier, it is up to the applicants to decide on the form the drawings will take, as long as they enable AGC to understand the project, its layout, its access routes and its functioning.
89. Prévoyez-vous un économat ( par niveau ou centralisé) , stock papier, fournitures, petit matériel et si oui quelle surface faut-il prévoir ?
Non, nous ne souhaitons pas de stock économat, ni centralisé, ni décentralisé. Tout au plus les objets encombrants et stock de papiers d'imprimantes seront gérés dans le cadre du stock facility. La surface à prévoir est de 43.7 m².
90. Dans les documents « dossier de candidature 1°phase » à rentrer pour le 15/09/10 et au vu des références et informations demandées, nous possédons des « fiches de références types » reprenant entre autre : descriptif, MO, archit , budget, durée etc… Ces fiches peuvent-elles être utilisées telles quelles pour le dossier ? Dans ce cas le formulaire AGC renvoi à la fiche ad-hoc.
Ces fiches peuvent être annexées au document demandé pour l'illustrer qualitativement mais ce dernier doit être rempli comme proposé uniquement.
91. Quelle distinction faites-vous entre le tableau 2.1.1. et le tableau 2.2.2. ? Ces tableaux ne sont-ils pas redondants?
Le premier tableau vise à connaître les membres de l'équipe proposée.Le second vise à connaître la liste des disciplines proposées et le nom des personnes /ou sociétés qui en ont la charge (une partie des études pouvant très bien être sous-traitée. Ces tableaux ne sont donc pas redondants mais complémentaires.
92. Pouvez-vous nous confirmer qu’il s’agit bien ici (2.2.1) des différentes disciplines de construction couvertes par l’entreprise générale, en compris les services internes de celle-ci ? Qu’en est-il des travaux sous-traités (ex. : parachèvements, techniques spéciales, HVAC, etc.) ?
Nous confirmons qu'il s'agit des différentes disciplines de constructions qui peuvent être couvertes par l'entreprise membre de l'équipe projet ou sous-traitée à d'autres entreprises.
93. Qu’entendez-vous dans "3.c" par « rôle dans le projet » au niveau des expériences de projets internationaux ?
Si l'équipe projet candidate ou certains de ses membres clés ont participé à des projets internationaux, nous souhaitons connaître le niveau exact de la participation dans ce(s) projet(s).
94. In the document Regulations, p. 21 of 34, chapter 6. – Overall organisation of the call for projects, is mentioned that : ‘A detailed budget comprising construction costs, teams in charge of the projects but also in the form of predictive operating accounts over 3 years.
Does, within the changed regulations of the call for projects, this still has to be given in the current phase of the competition? And, if so, how detailed does this have to be?
A simplified budget has to be proposed in the first phase. This does not include an operating budget.
95. In both the contract-drafts as sended by AGC (‘Contract global d’équipe d’étude intégrée’ and ‘Contract d’équipe de construction et d’entreprise générale’) is stated that the new HQ has to be a ‘bâtiment intemporel de haut niveau, sans être trop luxueux (comme donne l’image du quartier général actuel), dont la qualité de finitions, du mobilier et des matériaux sera comparable à celle de l’immeuble W23 – ODYSSEY – sis chaussée des Collines à Wavre’ with the remark that ‘ce bâtiment est donné à titre de simple référence qualitative, sans aucun parti pris architectural dont il faudrait s’inspirer en l’espèce’. Since this project is not mentioned in the Regulations, nor in the Schedule of Requirements and since the found information on this project is rather general, it is not clear how this reference has to be interpret as a level of finishing and quality of furniture and materials.
Does there exists any document, description or schedule which gives an overview of the desired level of finishing and quality of furniture and materials?
The level of finishing has to be considered as a normal standard in the profession. This reference will only be used if, at the end of the project, there are difficulties of appreciation about such standard level of finition.
96. In Part 4 of the Application Dossier 1st phase a full budget proposal in the form of an excel table has to be given. As stated in section 5.6 of the Regulations the total budget may not exceed the ceiling amount of EUR 28 million (excluding VAT), has to be non-index-linked, is all-in (excluding land acquisition costs and the health and safety coordination task) and includes a reserve of 10% for contingencies on the total cost of the proposed project.
Does an overshooting of this budget (total of proposed budget is larger than EUR 28 million) has to be considered as a reason for exclusion?
No but as already explained, each excess cost has to offer added value in term of return of investment or in the usage of the buiding.
97. In the Schedule of Requirements, p. 9 of 33, paragraph 2.3.1.1. – Vertical traffic, is mentioned that : ‘Two banks of two lifts will provide additional capacity and serve the disabled.’ On the other hand, in the same paragraph is described : ‘The two lifts will have capacity for 12 passengers, one of them is to act as goods lift.’
Do we have to foresee 2 banks of lifts, each with 1 ‘normal’ lift for 12 passengers and 1 lift which also can function as goods lift with specifactions as described? Or, do we just have to foresee in total, but eventuelly split in 2 banks, only 1 ‘normal’ lift and 1 lift which also functions as goods lift?
The number of lifts has to be sufficient for the number of people concerned. One good lift is to be considered as a minimum. Those lifts have to be located in a place which invite to use them as a suppletive way. Stairs remain the priority way to access superior levels.
98. The documents of Matriciel, p. 7 of 25, paragraph 2.8.3 mention the use of solar shading systems as a way of reducing the heat production in the building. As an exemple the documents show a figure with solar shading system which alows a maximum shading of the windows around juin 21st, and a maximum of light transmission around december 21st. In the Annexe, ‘préétude énergétique’ is mentioned that in the study of Matriciel a translucent shading system is foreseen on the south facade as showed in the figure. However, this principle gives that, during a certain period of the year the sun will shine straight in the offices and reflect in the computer screens etc.
Is there a specific reason why this principle is proposed, or are other sun shading systems, which also eliminate the problem of reflection but can limit the outside view, possible?
We are open to alternatives of shading with added value, but as glass producer we invite candidate to use this material linked to high energy production systems technology such as photovolcaic cells.
99. In the Application Dossier 1st phase, Part 3: Memoranda of intent is, in the English version, written ‘Three memoranda of intent (maximum 2 A4 pages excluding sketches per memorandum of intent)’. As we understand this correct, it means that the maximum number of pages for Part 3 is 6 (3 times 2 pages), excluding sketches. The French version gives the same interpretation. However in the Dutch version of the Application Dossier 1st phase is written ‘Drie intentieverklaringen (maximaal twee A4-bladen, met uitzondering van de respectievelijke schetsen), in which we understand that the total maximum for the 3 memoranda of intent is 2 pages, excluding sketches.
We assume that our interpretation of the English and the French version is the correct one and each memoranda of intent has a maximum of 2 pages, excluding sketches. Is this correct?
Yes, your interpretation is good.
100. In the documents of Matriciel, p. 16 of 25 (paragraph 2.12) is mentioned that ‘Au stade de concours : l’équipe de conception devra établir ses choix de materiaux et de techniques constructives sur base de referentiel NIBE (mise à jour 2008).
Does, within the changed regulations of the call for projects, this still has to be given? And, if so, is there any preference in which part this has to be clarified?
Yes, this still has to be provided in the architectural or technical part.
101. Will you publish how many build teams confirmed their participation to the competition ?
Yes. There are 15 build teams that confirmed their participation.
102. Is the power point presentation necessary for the first phase ? Should the whole project be the content of this power point presentation ?
Yes, a Powerpoint presentation is necessary. You are free for the content of the presentation. But keep in mind that we are requesting a complete presentation and that we will also take into account the form and the way the things are presented.
103. Combien d’exemplaires de notre dossier attendez-vous?
Outre une version électronique complète sur cd ou dvd rom, nous attendons trois (3) versions papier.
104. A qui notre dossier doit être adressé? A quelle adresse?
Il faut adresser votre dossier à :
AGC Glass Europe
Secrétariat de l’appel à projets
Madame Benattou
166 Chaussée de La Hulpe
1170 Watermael-Boitsfort (Belgique)
105. Jusqu’à quelle heure pouvons-nous introduire notre dossier le 15/9/2010?
La réception d'AGC n'est ouverte que jusqu'à 20h. Par conséquent, les dossiers doivent être rentrés pour cette heure-là au plus tard. Un reçu signé par la réceptionniste d'AGC vous sera remis.
106. Dans le dossier de candi 1° phase et en ce qui concerne le point 4 B et 4 B et les références s’étalant de 2005 à 2009 : le nombre de projets réalisés correspond à quoi exactement sachant que biens souvent les chantiers s’étalent sur plusieurs années ? idem pour les surfaces totales construites ?
Pour le point 5 équipement informatique, les outils : nous supposons qu’il s’agit ici du cumul du matériel et des logiciels au sein de l’équipe (équipe d’étude et EG) ?
Pour le point 4, vous pouvez prendre en considération tous les chantiers de cette période, soit ceux qui se terminent, ceux en cours et ceux qui commencent dans cette période.
Pour la description des outils informatiques, tous les membres de l'équipe doivent les décrire mais en se limitant aux outils relevants pour le projet (dessins, etc...).
107. Could we ask you for more site pictures? The two pictures available on the website do not have a very interesting perspective. Is it possible for example to put the first picture of paragraph 4.1.3. ("Photos of the site and its surroundings") online to download as a jpeg?
We have added the only picture we have in jpeg format in addition to the two pictures already on the webwite - see the updated zip file in "download photos in jpg" on the page "competition rules"
108. Dans votre Règlement de Mai 2010 il est demandé d’utiliser un cartouche particulier qui sera communiqué et seul d’application. Peut-on en recevoir un modèle par mail si ce point est toujours d’application ?
Ce sera d'application après le concours.
109. Pourriez-vous donner la méthode précise de mesurage des surfaces GLA selon votre interprétation ? Nous trouvons en effet plusieurs types de définitions. Leur point commun semble être le mesurage « extérieur façade ». Les divergences portent sur l’inclusion ou non des circulations, sanitaires, espaces communs, etc. Que doit-on donc inclure dans la GLA ?
Le terme GLA est un vocable anglais utilisé dans le monde immobilier plus spécialement par les agents. Vous avez raison de stipuler qu'on peut trouver toutes sortes de définition - c'est la raison pour laquelle notre tableau est exprimé en chiffres reprenant les notions suivantes:
NUA : Net Usable Area. Il s'agit pour nous des surfaces comprises entre les murs intérieurs de la fonction visée.
GLA: Gross Lettable Area. Il s'agit d'ajouter au NUA les circulations horizontales, verticales, sanitaires et autres facilités à usage commun. Suivant l'efficacité de l'immeuble pour l'obtenir il s'agira d'ajouter de 20 à 30% au NUA. Les surfaces concernées sont circonscrites à l'intérieur des murs extérieurs de l'immeuble.
GEA: Gross External Area. Il s'agit de la surface complète incluant les murs extérieurs. Pour ce faire on compte généralement 10% à ajouter au GLA.
Retenez que ce qui nous importe le plus est le respect des NUA que nous devrons voir apparaître. Nous pensons établir un tableau type dans lequel nous demanderons aux concurrents d'introduire les surfaces correspondantes à nos besoins et ainsi pouvoir mesurer l'efficacité des projets sur ce plan.
110. Question formats et échelles des documents
- Pouvez-vous nous confirmer que vous souhaitez bien une présentation en A2 ET en A3 de tous les documents ? Et dans ce cas, 3 exemplaires A2 et 3 exemplaires A3 ?
- Pour les documents A3, est-il obligatoire de les plier en A4 alors qu’ils sont reliés ?
- Les documents à l’échelle 1/100ème ne rentre pas sur de l’A2, pouvons-nous remettre les documents à l’échelle 1/100ème sur de l’A1 ?
La réponse est oui pour vos trois questions.
Nous vous rappelons que chaque candidat doit également nous envoyer un CD/DVD incluant la présentation Powerpoint ainsi que le dossier complet sous format électronique.
111. la 1ère question concerne le planning : il y a une discordance dans les données du concours AGC. On donne la date du 1er janvier 2013 pour la date de fin de chantier et la date d’octobre/novembre 2013 pour la réception définitive. Quelle date doit-on retenir pour le planning ?
En effet, il y a une divergence dont nous nous excusons. Cependant, cela n'a aucune conséquence dans la mesure où il ne s'agit que d'un planning prospectif. Les candidats doivent proposer un planning opérationnel.
Téléchargé ici le planning prospectif corrigé
112. la 2ème question concerne l’anonymat des documents : « Souhaitez-vous que les documents des Parties 2, 3 et 4 restent anonymes (uniquement nom de l’équipe) et séparés de la Partie 1 ou préférez-vous que les Parties 1, 2, 3 et 4 forment 1 dossier unique ? »
Le dossier ne doit former qu'un seul document et n'a rien d'anonyme.
113. Nous supposons que les locaux suivants sont à répartir de la manière qui suit, ce que nous vous saurions gré de bien vouloir nous confirmer :
- Tous les sanitaires, quels qu'ils soient = workstation (s'il y a des exceptions lesquelles?)
- Atrium:
atrium = social area
hall d’entrée = social area
- Additional
Security room = technical rooms
Maintenance / GTC room = technical rooms
Training room 30 people = meeting
IT room = technical rooms
Plotter area engineering = technical rooms
Department archive= workstations
Mailroom = social area
Coffee corner = social area
- Under Ground
Stockage informatique = technical rooms
Central archiving = workstations
UPS room = technical rooms
Workshop= technical rooms
Oui pour tout sauf pour les wc qui doivent être catégorisés en "social area".